本篇文章给大家谈谈与供应商沟通员工旅游函,以及与供应商沟通员工旅游函怎么写对应的知识点,希望对各位有所帮助,不要忘了收藏本站喔。 今天给各位分享与供应商沟通员工旅游函的知识,其中也会对与供应商沟通员工旅游函怎么写进行解释,如果能碰巧解决你现在面临的问题,别忘了关注本站,现在开始吧!
1来文通知或领导安排
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
2与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
3制定接待初步方案
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
四是对方人员名单;
五是我方陪同人员名单;
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
4与对方进行沟通,修改、确定接待方案
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
5迎接、引导(或接机接站)
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
6按路线参观
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。
7召开会议
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
8用餐
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待);
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
9住宿
若需要住宿,需提前预订好酒店,遇重要宾客,要先派人到酒店开出房卡,放到前台或提前到酒店等待宾客入住。
10送机送站
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
11与对方联系人联系,听取意见建议
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
12召开总结会,分析、改进
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见
注意事项 1、根据纪发[2003]15号文件规定,凡公务接待,中午用餐一律不准饮酒,文明、节俭地做好必要的公务接 2、公务接待必须先申请、后执行。
3、请严格遵守有关 公务接待管理规定予以接待。
到此,以上就是小编对于与供应商沟通员工旅游函的问题就介绍到这了,希望介绍关于与供应商沟通员工旅游函的1点解答对大家有用。
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